Proforma fatura nedir, nasıl hazırlanır?Avrupa'ya satmak isteyen moda ve ev tekstili markaları için

Proforma fatura nedir?

Proforma fatura, satış henüz gerçekleşmeden alıcıya verilen, bağlayıcı olmayan bir fiyat teklifi belgesidir. Üzerinde ürünün cinsi, miktarı, birim fiyatı, toplam tutarı, teslim şekli ve ödeme koşulları yazar. Bir satışı belgelemez, muhasebe kaydı doğurmaz ve kesin satış faturasının yerine geçmez. İngilizce karşılığı *proforma invoice*, kısaca "ön fatura" ya da "teklif faturası" da denir.

Türk vergi mevzuatında "proforma fatura" diye tanımlanmış bir belge yoktur. Vergi Usul Kanunu'nun ham metninde bu kelime hiç geçmez. Kanun, 229. maddede faturayı *"satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesika"* olarak tanımlar. Proformada henüz satış ve borç doğmadığı için belge bu tanıma girmez.

Buna rağmen proforma fatura ihracatın en çok kullanılan belgelerinden biridir: alıcı siparişi onaylarken, banka akreditif açarken, gümrük bazı işlemlerde eşyanın tanımını ve kıymetini görmek isterken proforma ister. 6 Kasım 2025'ten beri Türkiye'de ETGB ile konsinye ihracatta proforma fatura açıkça zorunlu tutulmuştur (aşağıda, resmî metinle).

Bu rehber proforma faturanın ne olduğunu, ticari faturadan farkını, hangi alanları içermesi gerektiğini ve Avrupa'ya satarken nerede karşınıza çıktığını anlatır.

Proforma fatura ile ticari (kesin satış) fatura farkı

İki belge sık karıştırılır, ama hukuki ağırlıkları bambaşkadır. Proforma bir teklif, ticari fatura bir yükümlülük belgesidir.

Kritik nokta: Vergi Usul Kanunu md. 231/5'e göre fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir ve *"bu süreler içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır."* Proforma göndermiş olmanız bu süreyi durdurmaz. Satış kesinleştiğinde kesin satış faturanızı ayrıca düzenlemek zorundasınız.

Kesin satış faturasında bulunması zorunlu bilgiler Kanun'un 230. maddesinde sayılmıştır:

• Faturanın düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası
• Faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası
• Müşterinin adı, ticaret unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası
• Malın veya işin nev'i, miktarı, fiyatı ve tutarı
• Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası

Proformanızı bu beş başlığın aynısını taşıyacak şekilde hazırlamak iyi bir alışkanlıktır: satış kesinleştiğinde aynı veriyi kesin satış faturasına taşırsınız, uyuşmazlık çıkmaz.

Proforma fatura örneği: hangi alanlar bulunmalı?

Proforma faturanın içeriği kanunla belirlenmediği için "resmî bir şablon" yoktur. Aşağıdaki alan listesi, ihracatta alıcının, bankanın ve gümrük müşavirinin fiilen aradığı bilgilerden oluşur. Kendi antetli kâğıdınıza bu başlıkları koyarsanız belge her yerde kabul görür.

Belge üstü

• Belgenin adı: PROFORMA FATURA / PROFORMA INVOICE (karışmaması için iki dilde yazın)
• Proforma numarası ve düzenleme tarihi
• Geçerlilik tarihi — fiyatın ne zamana kadar geçerli olduğu (atlanan en kritik alan)

Taraflar

• Satıcı: ticaret unvanı, açık adres, vergi dairesi ve vergi numarası, IBAN, yetkili kişi ve iletişim
• Alıcı: ticaret unvanı, açık adres, ülke, varsa AB KDV numarası (VAT number)
• Farklıysa teslim adresi (ship-to)

Mal bilgileri

• Her kalem için: ürün tanımı, model/renk/beden, adet, birim fiyat, toplam
• GTİP (HS kodu) — en az altı hane; gümrükte eşyanın sınıflandırması buradan yapılır
• Menşe ülke (Türkiye)
• Brüt ve net ağırlık, koli adedi, ölçüler

Ticari koşullar

• Para birimi (Avro, dolar...) ve toplam tutar
• Teslim şekli (Incoterms) — nakliye ve sigorta masrafının kimde olduğunu bu belirler
• Ödeme şekli ve vadesi (peşin, kapora, akreditif...)
• Tahmini üretim/sevkiyat süresi ve taşıma şekli
• Banka bilgileri

Alt bilgi

• "Bu belge bir teklif niteliğindedir, kesin satış faturası yerine geçmez" şerhi
• Yetkili imza ve kaşe

Proforma faturada en çok yapılan beş hata

• Geçerlilik tarihi yazmamak. Kur ve kumaş fiyatı değişince eski teklifle bağlanıp kalırsınız.
• GTİP'i boş bırakmak veya tahmin etmek. Yanlış GTİP, karşı tarafta yanlış gümrük vergisi ve gecikme demektir.
• Teslim şeklini yazmamak. Nakliye ve sigortanın kimde olduğu belirsiz kalır, fark genelde satıcıya kalır.
• Proformayı kesin satış faturası sanmak. Teslimden sonra yedi gün içinde gerçek faturayı düzenlemezseniz fatura hiç düzenlenmemiş sayılır.
• Ağırlık ve koli bilgisi koymamak. Mikro ihracat ve hızlı kargo rotalarında kilogram ve tutar sınırları vardır; bu bilgi olmadan sevkiyatın hangi rotaya gireceğini kimse hesaplayamaz.

İhracatta proforma fatura nerede karşınıza çıkar?

1) Siparişin onaylanmasında. Avrupa'daki alıcı genellikle ilk adımda proforma ister: fiyatı, adedi, teslim süresini ve ödeme koşulunu yazılı görmek ister. Ön ödeme ya da kapora da çoğunlukla proforma üzerinden yapılır.

2) ETGB ile konsinye ihracatta — artık zorunlu. Gümrük ve Ticaret Bakanlığı'nın Posta ve Hızlı Kargo Taşımacılığına İlişkin Tebliği'nin (Seri No: 1) 10. maddesinin 6 Kasım 2025'te eklenen 17. fıkrası şöyle der: İhracat Yönetmeliği'nin 9. maddesinin yedinci fıkrasıyla düzenlenen konsinye ihracat, aynı maddenin yedinci fıkrasındaki limitler dahilinde, Bakanlıkça belirlenen muafiyet kodu ile rejim kodu kullanılarak ve proforma fatura eklenerek basitleştirilmiş gümrük beyannamesi ile beyan edilir.

Yani konsinye malı hızlı kargo rotasından çıkarıyorsanız beyana proforma fatura eklemek bir tercih değil, şart. Aynı maddede konsinye malın ihraç tarihinden itibaren bir yıl içinde kesin satışının yapılması gerektiği ve *"bu süre uzatılmaz"* ifadesi de yer alır; satılamayan mal gümrük mevzuatı çerçevesinde geri getirilir. Rotanın limitleri brüt 600 kg ve 30.000 Avro'dur.

3) Gümrük kıymetinin görülmesinde. Eşyanın cinsinin, tanımının ve değerinin doğru ve eksiksiz beyan edilmesi sorumluluktur; proformadaki tutarın gerçeği yansıtması gerekir. Düşük gösterilen kıymet ucuz gümrük değil, ceza riski getirir.

4) Bankada. Akreditifli işlemde banka akreditifi proformadaki tutar, mal tanımı ve teslim şekli üzerine açar. Proformadaki küçük bir yazım hatası, sonradan evrak uyumsuzluğu olarak geri döner.

Avrupa tarafında 2026'da değişen dört kalem

Proformayı hazırlarken karşı tarafta neyin değiştiğini bilmek, fiyatı doğru kurmanızı sağlar:

• 150 Avro muafiyeti kalktı. 1 Temmuz 2026'dan itibaren AB dışından tüketiciye gönderilen 150 Avro ve altı paketlerde gümrük vergisi muafiyeti uygulanmıyor. 1 Temmuz 2028'e kadar geçiş döneminde, ürünün tarife sınıflandırmasına göre kalem başına 3 Avro sabit ücret öngörülüyor.
• KDV alıcının ülkesinde doğar. AB'deki tüketiciye satışta alıcının ülkesinin oranı uygulanır; Belçika'da standart oran %21'dir.
• GPSR. 13 Aralık 2024'ten beri AB dışında üretilen ürünler için AB içinde bir sorumlu kişi bulunması zorunlu. Ürün etiketinde bu kişinin bilgisi yer alır.
• DSA. 17 Şubat 2024'ten beri pazaryerleri satıcının kimlik ve şirket bilgilerini doğrulamak zorunda; bu yüzden size vergi numarası ve ticaret sicil bilgisi sorulur.

Bu dört kalem yüzünden aynı ürünün Türkiye'deki ve Avrupa'daki nihai fiyatı aynı olmaz. Proformanızda teslim şeklini net yazmak, bu farkın kimde kalacağını baştan belirler.

Pomandi modelinde evrak akışı

Pomandi, Belçika'da kayıtlı Asia Fam BV'nin markasıdır (KBO BE0791452593). Genk ve Brasschaat'taki iki mağazanın yanında, Türk moda ve ev tekstili markalarının ürünlerini tüm Avrupa'da satan bir pazaryeri işletiyoruz.

Model üç adımdan ibaret ve toplantı içermiyor:

• Bize ulaşın ya da satıcı hesabınızı açın. Form, WhatsApp veya satıcı portalı — üçü de olur, hesap açmak ücretsizdir.
• Ürün listenizi gönderin. CSV dosyanızı tek tuşla yükleyin, stok listenizi iletin ya da web sitenizin adresini verin, ürünleri biz çekelim.
• Ürünlerinizi Türkiye'deki mağazamıza teslim edin. Avrupa'daki müşterilere gönderimi ve ürünlerinizin Google, Meta ve diğer dijital kanallardaki tanıtımını Pomandi yapar.

Bizimle çalışırken de ticari evrak düzeniniz devam eder: bize yaptığınız teslimat için kendi faturanızı ya da sevk belgenizi düzenlersiniz, kesin satış anında Vergi Usul Kanunu'nun aradığı faturayı siz kesersiniz. Sevkiyatın hangi gümrük rejimiyle beyan edileceği gönderinin ağırlığına, değerine ve şekline göre belirlenir — kendi durumunuz için gümrük müşavirinize ve bağlı olduğunuz ihracatçı birliğine danışmanızı öneririz.

Bu sayfadaki mevzuat bilgileri resmî metinlerden alınmıştır ve bilgilendirme amaçlıdır; hukuki ya da vergisel tavsiye değildir. Mevzuat değişir, kendi işleminizden önce güncel metni doğrulayın.